对重要事情的时间管理法

    我曾经是一个从早上9点一直忙碌工作到下午5点的人，我也未能意识到从早上9点一直工作到下午5点并不是我的目标。我曾经就是那个“为了工作而工作”的典型例子。

    ——蒂莫西?费里斯《每周工作4小时》

    那是我怀着第二个孩子上班的时候的事情了。那阵子，我几乎每天都在嘴上挂着“岁月不饶人”这句话，来感叹不如当年怀第一个孩子时轻松。当时比起怀老大的时候，要长得胖一些，每天早晨起来，就觉得身子沉得像有千斤万斤一般。但是，那时候我在进行一个重要的项目，每天不得不加班到晚上。

    每天早晨，我都是艰难地睁开双眼，然后勉强洗漱、化妆，再穿上那件我已经厌倦不已的孕妇服，出门去上班。然后，一个星期都泡在会议室。每天等我开完会回到座位上，就差不多是下班时间了。但是却看见堆得满满的邮箱在等着我。真不知道为什么有那么多需要审批的事项，为什么有开不完的会议……

    因为当时项目的难关比想象中多得多，所以，所在的部门渐渐增加了人手。但是因为人多起来，他们各自都按照自己的想法来进行，于是各种协助申请也随之而来。所以，那期间为了解开各种利益交结的线团，计算利益得失，也是费尽了苦心的。

    事情都是有期限的

    在攻读硕士过程的两年中，所做的事情一般就是：提出假说，然后用实验去验证，得出所期望的结果。这便是学习的全部。虽然两年里，我也不断实验，为了得出某些结果，但是时间期限的观念不是那么严格。

    但是，在公司里，所有的事情都是有期限的。一件事情结束了，另一件事情就开始了。当这一件事又结束后，新的事情又开始了。而且，如果错过其中的一个部分的日程，那整个事情的日程就会跟着乱了。所以，在紧急的情况下，也顾不得去苛求最完美的处理方法。觉得更好的做法，是哪怕方法有所不足，也要在规定的时间内得出结论。

    刚进公司的时候，要赶着把手上那些还不算熟悉的业务都在期限内按时完成，是非常不容易的。为了把一个个推过来的业务全部完成，不得不天天地连续熬夜加班。看其他人也有那么多事情，却是有条不紊，顺顺利利地就完成了，我就想：“我怎么就不行呢？”“到底是什么原因呢？”

    觉得工作没有尽头的时候

    当看着我因为事情太多，被搞得焦头烂额的时候，宝洁亚洲总部一位即将退休的美国上司曾经这样忠告我：“当事情一件件接踵而至的时候，如果你不能判断是手上正在做的事情更重要，还是那些等着你的事情更重要时，你不妨用一下这个方法：深吸一口气，退后一步来看你要做的事。你自己观察后可以思考：到底是什么原因搞得自己像是世上第一大忙人一样？在自己的部门里到底什么才是最重要的事情？事情的轻重程度是不是真的值得我付出的时间？珠燕，只要把你要做的事情暂时放下，然后退一步来观察，你就能得到答案。真正进行轻重排序的事情，最重要的是用最少的时间去解决。”

    停下手里的事情，把你所有要做的事情先拿出来整理一下。结果发现：哎呀，原来那些自己不曾发现的漏洞，竟一个个清晰地展现出来，同时你为自己这种疏忽开始有些惭愧起来。

    要做的事 花费时间

    最重要的事 4小时

    第二重要的事 5小时

    第三重要的事 6小时

    听了他的话以后，我就改变了方法，使自己能一眼看清自己的业务处理时间和效率。首先确认在部门内，什么事是自己负责的，然后根据事情的重要程度安排事情。同时，也思考对待每一个项目，我应该花费多少时间合适。

    这就和学生时代制定考试计划表的事是一样的。就像那时候针对各个科目分别分配复习时间一样，对自己的工作，根据重要程度，来合理地分配自己有限的时间。然后再根据时间分配的结果，针对每个部分做详细的日程，比如什么时候提交详细的策划案，什么时候做会议准备等等。

    选择最重要的三项

    开始肯定是困难的。因为不知道到底哪些事情是重要的，也不知道自己在事情上投入的时间是不是恰当的。这时候，你就从你一天中要做的事情中，挑选出最重要的三项。这最重要的三项，就是指你只要完成了它们，就可以使你如释重负，安心地下班回家的事。当然，也不仅限于选择一天内必须完成的事，也可以选择一周内必须完成的重要事情，在一周内完成它们。同时，也要多和上司沟通，问问这样的顺序处理事情会不会有问题。

    你怕上司会不高兴吗？绝对不会。说不定还很喜欢那样呢！上司是下属的管理者，当下属眨巴着眼睛，充满期待地请教询问的时候，上司岂有不给予说明的道理？不仅如此，你征求上司的意见，会使上司觉得“啊，原来我的意见很重要！”“看来他很相信我的能力，并且希望追随我的决定”，然后自然是心情大好。同时，从上司的立场来说，也可以知道现在下属正在苦恼的是什么，以及他正在做什么。

    既然根据轻重程度选择出了一天内必须完成的三件事，那么就得下定决心，必须在一天之内去完成。就算是忽略一下其他的事情，只要集中地看已经完成的三件事情，也会觉得所有的事情比想象中要完成得早。在完成了那三件事后，再去做剩下的事就游刃有余了。不管怎么说，每个人每天都只有24个小时。不过，要想这24小时用得更有价值和意义，也并非难事。只要在那些不必要的事情上减少时间，把时间拿去做重要的事情就可以了。大家需要牢牢记住的是：重要的不是做事，而是做重要的事。

    为了未来而制定的计划表

    加入公司，在手上的业务都变得熟悉之后，请试着为自己制定长期、中期、短期的计划目标吧！

    虽然每个公司及每项业务都有差异，但是工作一到两年后，你就会看出自己所做的业务的模式和套路。举个例子，比如财务部，那重点主要就是税金结算和年度结算的时期，如果是市场部，那重点就是根据新产品上市的时期来调整营销战略等。以这些业务为中心，来制定自己的大概的计划表！

    长期计划：1～5年

    中期计划：3个月～1年

    短期计划：1周～1个月

    中期和长期计划，基本都是和自己的业务以及升职，甚至是自己的梦想息息相关的。所以，大致要对自己在什么时候需要学习什么，在哪些方面需要做更多的努力有所认识。这样的计划表，会使你离自己的梦想更近一步！对于那些不明白为什么自己每天都在努力工作生活，却渐渐落于人后的人来说，他们缺乏的东西，很大可能就是——一个具体的计划表。